結論: 宿泊者名簿は、法令の条文上「紙でなければならない」とは書かれていません。旅館業法第六条は名簿を備えて氏名・住所・連絡先などを記載することを求め、施行規則第四条の二は「正確な記載を確保するための措置を講じた上で作成し、その作成の日から三年間保存する」と定めているだけです。厚生労働省の事務連絡でも、宿泊者の自筆による記載は必須とされていません。ただし、電子化の可否そのものより先に決めるべきことが3つあります。①自分の自治体で求められる記載項目は何か ②外国人宿泊者の旅券の写しをどう扱うか ③3年分をどこに置き、どう取り出すか。この3つを保健所に確認してから道具を選んでください。順番を逆にすると、入れたアプリを作り直すことになります。
この記事の要点 対象読者: 民宿・ペンション・簡易宿所・一棟貸しなど、家族や少人数で運営していて、宿泊者名簿を紙のバインダーで管理している方。タブレットや事前入力フォームへの切り替えを考えている方 読了後にできること: 自分の宿の名簿に足りない項目を洗い出し、所管の保健所に確認する質問リストを作り、電子で残す場合の保存場所と3年分の取り出し方を今日中に決められる
「保健所の立入りで、去年の8月分を出してくださいと言われて固まりました。」
宿泊者名簿でつまずくのは、たいていこういう場面です。書いてもらってはいる。バインダーにも綴じてある。けれど、いざ日付を指定して取り出すとなると、繁忙期の束の中から探すことになる。外国人のお客様の旅券のコピーが、別の封筒に入っていたり、そもそも取っていなかったりする。
インターネットで「宿泊者名簿 電子化」と調べると、出てくるのはシステム会社の製品紹介か、大型ホテル向けの非対面チェックインの記事ばかりです。客室5室の宿がまず知りたい「うちの名簿は、どこまで電子にしていいのか」「テンプレートは何を使えばいいのか」に正面から答えているものは多くありません。
つまずく原因は、道具選びが下手だからではありません。「電子化」という一語に、性質の違う3つの作業が混ざったままになっているからです。お客様に書いてもらう「入力」、宿が3年間持ち続ける「保存」、行政に求められたときに出す「提示」。この3つは、根拠になる条文も、確認すべき相手も、詰まるポイントも違います。分けて考えれば、どこまでが自分で決めてよくて、どこから先が保健所に聞く話なのかがはっきりします。
この記事では、宿泊者名簿の電子化を進める7ステップと、そのままコピペで使える8本のプロンプト（項目表の設計・保健所への確認文・事前入力フォームの設問を含む）、そして電子化が回る宿と止まる宿を分けるチェックリストを、法令の条文と自治体の公開資料にあたって整理します。手元に、直近1か月分の名簿の現物を用意しながら読み進めてください。
目次
まず結論:宿泊者名簿の電子化を進める7ステップ(即効テンプレ)
最初に全体像です。7つのステップは「調べる→決める→置き換える」の順に並んでいます。
| ステップ | やること | 今日できる最初の一歩 |
|---|---|---|
| 1. 現物の棚卸し | いまの名簿の項目と抜けを確認する | 直近1か月分を机に出して並べる |
| 2. 保健所に確認 | 記載項目と電子保存の扱いを聞く | 確認したい質問を紙に5つ書く |
| 3. 項目表を作る | 自分の宿の様式（テンプレ）を確定する | 自治体の参考書式を印刷する |
| 4. 入力の入口を決める | 事前入力・到着時入力のどちらかに寄せる | 予約時に取れている情報を数える |
| 5. 旅券の扱いを決める | 外国人宿泊者の写しの保存方法を決める | 保存先フォルダを1つ作る |
| 6. 保存と削除を決める | 3年分の置き場所と消し方を決める | 保存年数の起算日を確認する |
| 7. 紙の代替を用意 | 停電・通信障害時の手順を作る | 予備の紙様式を10枚印刷する |
ポイントは、ステップ2を飛ばさないことです。多くの記事は「タブレットを導入しましょう」から始まりますが、名簿に書いてもらう項目は自治体の案内によって幅があります。先に項目が固まっていないと、作ったフォームを作り直すことになります。
所要期間の目安は、ステップ1〜3が最初の1週間（保健所への確認の返事待ちを含む）、ステップ4〜7が2〜3週間目です。費用は、無料の道具だけで組む場合はゼロ円で、かかるとすればタブレットや予備の紙代くらいです。作業そのものは1ステップ30分〜2時間で終わります。
宿泊者名簿とは｜「予約台帳」との違いと法令が定める記載事項
宿泊者名簿とは、旅館業や住宅宿泊事業を営む施設が、実際に泊まった人の氏名などを記録して備えておく法定の記録です。予約台帳とは目的が違います。
- 予約台帳: 宿が自分の商売のために作る記録。予約経路・料金・入金状況など、宿が必要と判断した項目を自由に決められる
- 宿泊者名簿: 法令が求める記録。記載事項・備える場所・保存期間が定められており、都道府県知事の要求があったときは提出する義務がある
厚生労働省の法令データベースで公開されている旅館業法第六条第1項は、「営業者は、厚生労働省令で定めるところにより旅館業の施設その他の厚生労働省令で定める場所に宿泊者名簿を備え、これに宿泊者の氏名、住所、連絡先その他の厚生労働省令で定める事項を記載し、都道府県知事の要求があつたときは、これを提出しなければならない」と定めています。同条第2項では、宿泊者の側にも「営業者から請求があつたときは、前項に規定する事項を告げなければならない」という義務が置かれています。お客様が書きたがらないときに、宿が一方的に無理を言っているわけではない、という根拠はここにあります。
旅館業法施行規則（厚生労働省 法令等データベース）第四条の二は、「宿泊者名簿は、当該宿泊者名簿の正確な記載を確保するための措置を講じた上で作成し、その作成の日から三年間保存するものとする」としています。記載事項は宿泊者の氏名・住所・連絡先で、日本国内に住所を持たない外国人の場合は国籍と旅券番号が加わります。なお「連絡先」は、2023年12月13日施行の改正で「職業」に代わって入った項目です。台東区「旅館業法等の一部改正について」でも、職業が削除され連絡先が追加された旨が案内されています。古いテンプレートをそのまま使っている宿は、ここが入れ替わっていない可能性があります。
制度ごとの記載事項は次のとおりです。
| 項目 | 旅館業（ホテル・旅館・簡易宿所） | 住宅宿泊事業（民泊） |
|---|---|---|
| 基本 | 氏名・住所・連絡先 | 氏名・住所・職業・宿泊日 |
| 国内に住所のない外国人 | 国籍・旅券番号 | 国籍・旅券番号 |
| 保存 | 作成の日から3年間 | 作成の日から3年間 |
注意したいのが3層目です。和歌山県「宿泊者名簿への正確な記載の徹底について」は、旅館業の記載事項として氏名・住所・年齢・連絡先・国籍と旅券番号（外国人）に加えて到着および出発の年月日を挙げています。一方、大阪市「宿泊者名簿への記載事項について」の案内は氏名・住所・連絡先と外国人の国籍・旅券番号が中心です。台東区の案内では性別・年齢・前泊地・行先地・到着日時・出発日時・室名まで含めた12項目が並びます。同じ「宿泊者名簿」でも、自治体の案内によって書いてもらう欄の数が違うということです。だからステップ2が先に来ます。
なお、簡易宿所やゲストハウスとして開業する段階から名簿の様式を整えたい方は、ゲストハウス開業に資格は必要？簡易宿所・建築・消防・食品の許認可ガイドで許認可まわりの全体像を先に確認しておくと、保健所とのやり取りが1回で済みます。
宿泊者名簿を電子化する7ステップ(完全版)
ここからが本体です。各ステップのプロンプトは、ChatGPTなどの対話型AIに貼り付けて使います。初めての方は、スマホのアプリストアで公式アプリを入れ、メールアドレスで登録するところから始めてください（無料版で足ります）。（ ）の中を自分の宿のことに書き換えて送信します。
ステップ1: いまの名簿の現物を集めて、抜けを確認する
最初にやるのは、道具選びではなく現状確認です。直近1か月分の名簿を机に並べ、①連絡先の欄が空欄のまま綴じられていないか ②外国人のお客様の国籍・旅券番号が入っているか ③同行者の分まで書かれているか、の3点を見てください。
特に多いのが3点目です。旅館業法第六条は「宿泊者の氏名」を記載事項としており、代表者1名だけで足りるとは書かれていません。大人数のグループで代表者名しか残っていない宿は、ここが最初の修正箇所になります。予約人数と実際に泊まった人数がずれる問題そのものへの対処は、一棟貸しの人数過少申告対策｜宿泊者名簿・追加料金・当日確認【実務編】に当日の確認手順をまとめています。
あなたは宿泊施設の記録管理に詳しいアドバイザーです。以下の材料から、私の宿の宿泊者名簿の不足項目を洗い出してください。
【材料】
・営業の種別: （例: 簡易宿所営業 / 旅館・ホテル営業 / 住宅宿泊事業）
・所在する都道府県と市町村:
・いま名簿に設けている欄: （例: 氏名、住所、電話番号、人数）
・直近1か月で空欄が目立った欄: （例: 連絡先、同行者の氏名）
・外国人のお客様の割合: （例: 2割ほど）
出力: ①法令で求められている項目と現状の差分 ②運用上の抜け（同行者・空欄など）③保健所に確認すべき論点を3つ。条文の解釈が分かれうる点は「要確認」と明記し、事実に基づかない推測は「仮説」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、この段階で結論を出さないことです。AIの回答は論点の整理までに使い、判断はステップ2の確認結果で確定させてください。
ステップ2: 所管の保健所に「項目」と「電子保存」を確認する
ここが最重要のステップです。聞くことは5つに絞れます。①自分の施設で名簿に設けるべき欄はどれか ②宿泊者全員分が必要か ③電子データのみで3年間保存してよいか ④立入りのときは画面表示でよいか、印刷が必要か ⑤外国人の旅券の写しはどの形式で保存すればよいか。
電子保存については、法令の条文に「紙で」という限定は見当たりません。実務の追い風になっているのが、2023年（令和5年）3月31日付けの厚生労働省事務連絡です。熊本県「旅館業の施設における宿泊者名簿の記載方法のデジタル化について」が周知しているとおり、この事務連絡では宿泊者の自筆による記載は必須とされていないことが示されています。北海道の周知ページは、予約のときに得た情報を営業者が名簿に記載し、チェックイン時に宿泊者がその情報に誤りがないことを確認する方法が示されていること、そして事前に入力してあってもチェックイン時の確認が不要になるわけではないことをあわせて案内しています。大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」も、記載は宿泊者の自筆が必須とされるものではないと明記しています。
ただし、保存の媒体や提示の方法まで全国一律の運用が示されているわけではありません。だから聞きます。
あなたは行政への照会文を整える事務のプロです。以下の材料から、保健所の生活衛生担当に電話で確認するための質問リストと、そのまま読み上げられる冒頭のあいさつ文を作ってください。
【材料】
・施設名と所在地:
・営業の種別と許可年:
・いま使っている名簿の形: （例: 紙のバインダー）
・やりたいこと: （例: タブレット入力にして電子データだけで保存したい）
・気になっている点: （例: 立入検査のときの出し方、外国人の旅券の写し）
出力: ①質問を5つ以内・1問1論点で ②回答をメモする欄つきの表 ③冒頭のあいさつ文（100字以内）。法令の解釈を断定する表現は使わず、確認を依頼する言い回しにしてください。事実に基づかない推測は「仮説」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
回答は必ず日付・担当部署・回答者名とセットでメモに残してください。担当者が代わったときに、同じ話を最初からやり直さずに済みます。
ステップ3: 記載項目の表（テンプレート）を自分の宿の様式に落とす
確認が取れたら、項目表を作ります。無料のテンプレートを探している方に最初に見てほしいのは、民間の配布物ではなく自治体が公開している参考書式です。北海道「宿泊者名簿について」はWord形式の参考書式を掲載しており、記載事項・3年保存・外国人の旅券の写しの扱いまで同じページで確認できます。自分の都道府県や市の生活衛生担当ページにも同種の様式が置かれていることが多いので、まずそこを見てから、足りない欄を足す形が安全です。
住宅宿泊事業（民泊）の届出をしている場合は、観光庁が民泊制度運営システムの電子宿泊者名簿を配布しています。住宅宿泊事業者向けのソフトウェアで、宿泊者名簿と、2か月ごとに必要な宿泊実績の定期報告データを作成でき、届出住宅ごとに管理できます。再配布や改造は認められていないなど利用上の条件があるので、配布ページの注意事項を読んでから使ってください。
あなたは宿泊施設の帳票設計を手伝う担当者です。以下の材料から、宿泊者名簿の項目表（列の一覧）を作ってください。
【材料】
・営業の種別:
・保健所への確認で「必要」と言われた欄: （回答メモをそのまま貼り付け）
・宿の運用で欲しい欄: （例: 部屋名、到着予定時刻、食事の有無）
・1組あたりの平均人数: （例: 2.4人）
出力: ①法令・行政の案内に基づく必須欄と、宿の都合で足す欄を分けた一覧 ②同行者を何人まで書ける形にするかの案 ③入力の負担を減らすための欄の並び順。【材料】にない欄は勝手に足さず、判断に迷う点は「要確認」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、名簿と予約台帳を1枚に混ぜないことです。料金や入金状況まで同じ表に入れると、行政に提示するときに関係のない商売の情報まで見せることになります。台帳側の作り方は小さな宿の予約管理を無料で作る｜Googleカレンダー7ステップと台帳テンプレ【2026年9月】で解説しています。名簿は名簿、台帳は台帳。分けておくと、両方が使いやすくなります。
ステップ4: 入力の入口を「事前」か「到着時」のどちらかに寄せる
入力の入口は、大きく2つです。予約後にフォームやメールで事前に書いてもらう方法と、到着時にタブレットや紙で書いてもらう方法。小さな宿では、どちらかに寄せたほうが確実に運用できます。両方を併用すると、どちらに入力されたか分からない組が必ず出ます。
前述のとおり、予約時に得た情報を宿の側が名簿に記載し、チェックイン時にお客様が「誤りがないこと」を確認する形が示されています。ここで大事なのは、確認そのものを省かないことです。画面を見てもらう、チェック欄に印を付けてもらう、口頭で読み上げて同意をもらう——どの形にせよ、確認した事実が記録に残るようにしてください。
あなたは小さな宿の予約担当者です。以下のひな形を【材料】で書き換え、宿泊者名簿の事前入力をお願いするメール文面を250字以内で作ってください。あわせて英語版も出してください。
ひな形: 「〇〇様、△△（宿名）です。ご宿泊にあたり、法令に基づき宿泊者名簿へご記入いただく必要があります。下記のフォームから、ご宿泊される方全員分のご記入をお願いいたします。（所要2分）。当日は、内容のご確認だけをお願いします。」
【材料】
・宿名と担当者名:
・入力してほしい項目: （ステップ3で確定した欄）
・入力期限: （例: ご宿泊の前日まで）
・当日にお願いすること: （例: 内容の確認、外国人のお客様は旅券のご提示）
条件: 個人情報の利用目的（法令に基づく名簿の作成・保存）を1文で入れる／決めていない条件は書かない。事実に基づかない推測は「仮説」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
あなたは宿のフロント業務に詳しい研修担当者です。以下の材料から、チェックイン時に宿泊者名簿の内容を確認してもらうための手順書を作ってください。
【材料】
・入力の入口: （例: 事前フォーム / 到着時タブレット / 紙）
・確認をお願いする相手: （例: 代表者だけでなく全員か）
・確認した記録の残し方: （例: チェック欄、担当者の署名）
・対応できる言語: （例: 日本語、簡単な英語）
出力: ①到着から確認完了までの手順を番号つきで ②お客様にお伝えする声かけ文（日本語・英語）③お客様が記入を渋ったときの声かけ。法令の解釈を断定せず、確認の記録を残す観点で書いてください。事実に基づかない推測は「仮説」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、フォームを作る前に項目を確定させることです。順序を逆にすると、設問を作り直すたびに、すでに送った予約のお客様に二度手間をかけることになります。
ステップ5: 外国人宿泊者の旅券の写しの扱いを決める
日本国内に住所を持たない外国人のお客様については、国籍と旅券番号が記載事項に加わります。複数の自治体が、旅券の呈示を求め、その写しを名簿とともに保存するよう案内しています。和歌山県・大阪市・北海道のいずれのページでも、旅券の写しの保存をもって、名簿の氏名・国籍・旅券番号の記載に代えることができる旨が示されています。つまり、写しを正しく保存できていれば、同じ情報を手で書き写す作業は省けるということです。
呈示を拒まれた場合の対応も案内されています。和歌山県・大阪市のページは、最寄りの警察署に連絡するなどの対応を求めています。この手順を知らないまま現場が一人で抱え込むと判断が遅れるので、あらかじめ紙1枚にして貼っておいてください。
あなたは宿泊施設の受付マニュアルを作る担当者です。以下の材料から、外国人のお客様の旅券確認に関する運用ルールをA4一枚の箇条書き（10項目以内）にまとめてください。
【材料】
・確認の方法: （例: フロントでスマホ撮影、複合機でコピー）
・保存先: （例: 施設のパソコン内の専用フォルダ）
・見る人: （例: 家族3人）
・保健所に確認した内容: （回答メモを貼り付け）
・呈示を断られたときの連絡先: （例: 最寄りの警察署の電話番号）
条件: 法令の条文や保存年数を推測で書かず、【材料】と一般的な安全管理の観点に限定する。判断に迷う点は「要確認」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、写しの置き場所を「とりあえずスマホのカメラロール」にしないことです。個人の端末に旅券画像が残る運用は、機種変更や紛失のときに手が付けられなくなります。撮ったら宿の保存先に移し、端末側からは消す。この2動作をセットにしてください。
ステップ6: 3年分の保存場所と、取り出し方・消し方を決める
施行規則第四条の二が求めているのは「作成の日から三年間保存」です。電子で持つなら、決めることは3つあります。①保存場所（宿のパソコン内か、クラウドか、その両方か）②取り出し方（日付や名前で検索できるか）③消し方（3年を過ぎた分をいつ、誰が処理するか）。
クラウドに置くこと自体は珍しい選択ではありません。個人情報保護委員会は、クラウドサービスの利用が法第27条の「提供」に該当しない場合の監督義務についてのQ&Aで、委託先の監督義務は課されない一方、利用する事業者自身が「自ら果たすべき安全管理措置の一環として、適切な安全管理措置を講じる必要があります」としています。責任は宿の側に残る、ということです。共有相手を家族と従業員に限る、退職した人のアクセスを外す、ファイルのリンク共有を「リンクを知る全員」にしない。まずこの3点から始めてください。
あなたは小規模事業者の情報管理を助けるアドバイザーです。以下の材料から、宿泊者名簿の保存・提示・削除のルールをA4一枚の箇条書き（10項目以内）にまとめてください。
【材料】
・保存の形: （例: クラウドの表計算1ファイル＋施設内のパソコンにバックアップ）
・保存年数: （例: 作成の日から3年）
・見る人と権限: （例: 家族3人は編集可、繁忙期のパートは閲覧のみ）
・立入検査での出し方: （保健所に確認した内容を貼り付け）
・削除の担当と時期: （例: 毎年4月に前々年度分を処理）
条件: 法令の条文や年数を推測で書かず、【材料】に書かれた事項に限定する。判断に迷う点は「要確認」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、バックアップを取っただけで安心しないことです。年に1回でいいので、「去年の同じ月の名簿を1分以内に出せるか」を実際に試してください。試していない保存は、保存していないのとほぼ同じです。
ステップ7: 停電・通信障害のときに使う紙の代替手順を用意する
電子に寄せるほど、止まったときの被害が大きくなります。地方の観光地では、台風や豪雨での停電は珍しくありません。用意するのは大げさなものではなく、次の3つで足ります。①予備の紙様式を常に10枚以上フロントに置く ②紙で受けた分を、いつ・誰が電子に入れ直すかを決める ③入れ直したあとの紙をどうするか（保管するか、処分するか）を決める。
あなたは宿の危機管理手順を作る担当者です。以下の材料から、停電・通信障害時に宿泊者名簿を紙で運用するための手順書を作ってください。
【材料】
・通常の入力方法: （例: タブレットの事前入力フォーム）
・紙様式の保管場所: （例: フロント下段の引き出し）
・復旧後に入力し直す担当: （例: 翌朝、主人）
・紙の扱いの方針: （保健所に確認した内容を貼り付け）
出力: ①停電に気づいてからの手順を番号つきで ②お客様への説明文（日本語・英語）③復旧後にやることのチェック表。【材料】にない前提を足さず、判断に迷う点は「要確認」と明記してください。
※そのままコピーして使えます
注意点は、紙様式を「古い版のまま」置かないことです。項目を変えたら、予備の紙も刷り直す。ここを忘れると、非常時だけ連絡先の欄がない名簿が生まれます。
宿のタイプ別・電子化の進め方
同じ小さな宿でも、泊まる人の構成と受付の体制によって、最初に手を付ける場所は変わります。自分の宿に近い行から着手してください。
| 宿のタイプ | 最初に手を付ける場所 | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 一棟貸し・民泊（1〜2棟） | 事前入力フォームと本人確認の手順 | 同行者全員分の入力が抜ける |
| 民宿5室前後・家族経営 | 自治体の参考書式に沿った項目表 | 古い様式のまま職業欄が残っている |
| ペンション10室前後・複数人で受付 | 確認記録の残し方の統一 | 担当者によって確認の仕方が違う |
| インバウンド中心の宿 | 旅券の写しの保存先と権限設定 | 画像が個人のスマホに残り続ける |
共通するのは、どのタイプでも「確認した記録が残る形」を土台に置くことです。入力をどれだけ楽にしても、確認した事実が残らなければ、名簿としての意味が薄くなります。
複数のタイプを兼ねている宿（民宿と離れの一棟貸しを併営しているなど）は、営業の種別ごとに名簿を分けてください。旅館業と住宅宿泊事業では記載事項が違い、住宅宿泊事業では2か月ごとの定期報告も加わります。海外のお客様が中心で、予約サイト側の登録情報の扱いも気になる段階なら、EU民泊ルールが5月20日適用開始｜登録番号表示と南紀の宿の点検箇所【2026年9月】で、掲載側の表示要件との関係も確認しておくと整理しやすくなります。
【要注意】宿泊者名簿の電子化でつまずく4つの失敗パターン
7ステップを進めても、次の4つのどれかに当てはまると止まります。順に確認してください。
失敗1: 道具を先に決めてしまう
❌ よくある間違い: 展示会や広告で見たチェックインアプリを先に契約し、あとから「うちの自治体は到着・出発の年月日も要る」と分かって入力欄を足せずに困る。
⭕ 正しいアプローチ: ステップ2で項目を確定させてから、その項目を過不足なく扱える道具を選ぶ。表計算ソフトで足りるなら、それでかまわない。
なぜ重要か: 自治体の案内で求められる欄の数に幅があるからです。大阪市の案内が中心に挙げるのは氏名・住所・連絡先と外国人の国籍・旅券番号ですが、和歌山県は年齢と到着・出発の年月日まで挙げ、台東区の案内では12項目が並びます。道具側の入力欄を後から増やせるかどうかは、契約前に確認すべき項目です。
失敗2: 事前入力だけで済ませ、到着時の確認を省く
❌ よくある間違い: 予約フォームに氏名と住所を入力してもらっているから名簿は完成した、と考え、チェックイン時は鍵を渡すだけにしている。
⭕ 正しいアプローチ: 事前に入力された内容を画面か紙で見てもらい、誤りがないことを確認してもらう。確認した事実を記録に残す。
なぜ重要か: 北海道の周知ページが明記しているとおり、予約のときに得た情報を営業者が名簿に記載した場合でも、チェックイン時の確認が不要になるものではないとされているからです。事前入力は確認を省くための仕組みではなく、確認を短くするための仕組みだと考えてください。
失敗3: 代表者1名だけで名簿を閉じる
❌ よくある間違い: 4名1組の予約で、代表者の氏名・住所・連絡先だけを書いてもらい、残り3名は「同行者3名」とだけ記録している。
⭕ 正しいアプローチ: 宿泊する人それぞれの氏名を残す前提で様式を作る。人数が多い組のために、続き用の行や2枚目を最初から用意しておく。
なぜ重要か: 旅館業法第六条が記載を求めているのは「宿泊者の氏名」であって、代表者の氏名とは書かれていないからです。同じ条文の第2項で宿泊者側にも告げる義務が置かれている以上、全員分をお願いすること自体は自然な依頼です。人数の申告そのものがずれやすい一棟貸しでは、当日の人数確認と名簿の記入を1つの動作にまとめてしまうと運用が安定します。
失敗4: 保存したつもりで、取り出せない
❌ よくある間違い: タブレットのアプリ内にデータは溜まっているが、日付を指定して過去分を出す方法を誰も試したことがない。
⭕ 正しいアプローチ: 年に1回、任意の月を指定して実際に取り出す訓練をする。画面表示と印刷の両方を試しておく。
なぜ重要か: 名簿は、求められたときに出せてはじめて役割を果たす記録だからです。白浜への移住準備で地域の事業者の方と話す中でも、詰まるのは導入そのものより「前の担当者が作ったファイルの場所が分からない」という運用の引き継ぎのほうでした。置き場所を紙1枚に書いて、フロントの引き出しに入れておく。それだけで、この失敗はほぼ消えます。
ここまでの内容は、無料の道具と自治体の公開資料だけで進められます。それでも「保健所に何を聞けばいいか整理する時間がない」「フォームと保存先の設定まで手が回らない」という宿があるのも事実です。私たちは白浜（和歌山）への移住準備を進めながら、観光地の宿や店舗のSNS運用・集客支援に取り組んでいます（宮古島・伊豆へも現地訪問で対応）。無料ヒアリングは最大60分、ご用意いただくのは直近1か月分の名簿の現物だけで、契約前提の営業はいたしません。提案が不要なら30分の情報交換のみでも歓迎です。
名簿の電子化が回る宿・止まる宿の違い（チェックリスト）
現在地の確認に使ってください。名簿の現物と保存先を開きながら、当てはまるものにチェックを入れます。
- □ 自分の施設で必要な記載項目を、所管の保健所に確認した記録がある
- □ 名簿の様式に「連絡先」の欄があり、古い「職業」欄が残っていない
- □ 宿泊する人それぞれの氏名を書ける様式になっている
- □ 事前入力を使う場合も、到着時に内容を確認してもらう手順がある
- □ 確認したことが分かる記録（チェック欄・署名など）が残っている
- □ 外国人宿泊者の旅券の写しの保存先と、呈示を断られたときの対応が決まっている
- □ 3年前の任意の月の名簿を、1分以内に取り出して表示・印刷できる
- □ 停電・通信障害のときに使う紙の様式が、最新の項目で用意されている
特に見落とされやすいのが、下から2つ目の「1分以内に取り出せるか」です。チェックが少なくても心配はいりません。この記事の7ステップは、上から順に進めればチェックが1つずつ埋まる構成になっています。
旅館業は98,338施設、外国人宿泊は1億7,992万人泊｜数字で見る現在地
「うちの規模で、そこまで手間をかける意味があるのか」と感じるかもしれません。公表されている数字は、意味があることを示しています。
まず施設の側です。厚生労働省の令和6(2024)年度衛生行政報告例の概況（2025年10月21日公表）では、旅館業の施設数は98,338施設で、前年度から4,863施設（5.2%）増えたと公表されています。内訳では旅館・ホテル営業が52,946施設、簡易宿所営業が44,901施設で、簡易宿所の伸びが7.1%と大きくなっています。都道府県別の内訳はe-Statの統計表（第4章 生活衛生 第8表）で確認できます。つまり、名簿を備える義務がある施設の約45%が簡易宿所——多くは小規模な宿だということです。大型ホテル向けの運用がそのまま当てはまらないのは当然で、小さな宿の側で組み直す必要があります。
次に泊まる人の側です。観光庁の宿泊旅行統計調査の報道発表（2026年7月6日公表）によると、2025年の延べ宿泊者数は6億6,111万人泊で前年比+0.3%、このうち外国人が1億7,992万人泊で前年比+9.4%でした。全体がほぼ横ばいのなかで、外国人宿泊だけが伸びています。国内に住所を持たない外国人のお客様には国籍・旅券番号が記載事項に加わり、旅券の写しの保存も案内されています。手書きの名簿で最も時間がかかる部分が、いちばん増えているという状況です。一方、客室稼働率は旅館が38.2%、簡易宿所が29.6%で、受付にかけられる人手も限られています。
行政の側も資料を出し始めています。観光庁は2026年4月6日、宿泊業におけるIT活用を通じた生産性向上・経営高度化の実態把握に係る調査事業の成果として、「宿泊施設のためのIT活用ハンドブック」と「宿泊施設のためのIT活用事例集」を公表しました。無料で読める公的資料なので、道具の比較を始める前に一度目を通しておくと、営業資料だけで判断せずに済みます。
名簿の様式を整え直す作業に、お金はかかりません。かかるのは、保健所への1本の電話と、半日です。
よくある質問
Q. 宿泊者名簿のテンプレートを無料で手に入れるには、どこを見ればいいですか?
まず所管の自治体のページを確認してください。たとえば北海道「宿泊者名簿について」はWord形式の参考書式を掲載しており、記載事項や保存期間の案内と同じページで確認できます。民間サイトのテンプレートは項目が古いまま更新されていない場合があり、2023年12月に「職業」から「連絡先」へ入れ替わった改正が反映されていないものも見かけます。自治体の様式を土台にし、自分の宿で必要な欄だけ足すのが確実です。
Q. 宿泊者名簿を紙ではなく電子データだけで保存してもいいですか?
旅館業法施行規則第四条の二は「正確な記載を確保するための措置を講じた上で作成し、その作成の日から三年間保存する」と定めており、条文上、媒体を紙に限る記述は見当たりません。厚生労働省の事務連絡でも自筆による記載は必須とされていないことが示されています。ただし、保存の形式や立入検査での提示方法をどこまで電子で済ませてよいかは、所管の保健所に確認してから決めてください。この記事のステップ2に、そのまま使える確認用プロンプトを載せています。
Q. 小規模な宿でも使える宿泊者名簿のアプリはありますか?
選択肢は大きく3つです。①表計算ソフト（無料。項目を自由に作れるが、入力の入口は自分で用意する）②予約システムやチェックイン機能に付属する名簿機能（予約情報から転記が省ける）③名簿・チェックイン専用のサービス。住宅宿泊事業の届出をしている場合は、観光庁が配布する電子宿泊者名簿も候補になります。どれを選ぶにせよ、ステップ2で確定した項目を過不足なく入力・出力できるかが判断の軸です。機能の多さで比べると、使わない機能の料金を払うことになります。料金や仕様は各社の公式ページで最新の内容を確認してください。
Q. 旅館業法で、外国人のパスポートのコピーは取らないといけませんか?
日本国内に住所を持たない外国人のお客様については、国籍と旅券番号が記載事項に加わります。和歌山県・大阪市・北海道など複数の自治体が、旅券の呈示を求めて写しを名簿とともに保存するよう案内しており、写しの保存によって名簿の氏名・国籍・旅券番号の記載に代えられる旨も示しています。運用の細部は自治体の案内で確認し、保存先と閲覧できる人の範囲をあわせて決めてください。呈示を断られた場合は、最寄りの警察署に連絡するなどの対応が案内されています。
Q. 宿泊者名簿は代表者のみの記入でいいですか?
旅館業法第六条が記載を求めているのは「宿泊者の氏名」であり、代表者に限る書き方はされていません。同条第2項では宿泊者の側にも告げる義務が置かれています。実務では、全員分を書ける様式にしておき、人数が多い組には続きの行を使ってもらう形が現実的です。予約人数と実際の宿泊人数がずれる問題そのものへの対処は、一棟貸しの人数過少申告対策｜宿泊者名簿・追加料金・当日確認【実務編】にまとめています。
Q. 保存期間の3年は、いつから数えるのですか?
施行規則第四条の二は「その作成の日から三年間保存する」としています。宿泊日ではなく作成の日が起算日です。電子で持つ場合は、作成日の列を必ず設けてください。並べ替えができるようになり、3年を過ぎた分をまとめて処理する作業が数分で終わります。削除の担当者と時期（例: 毎年4月に前々年度分）まで決めておくと、必要以上に個人情報を抱え込まずに済みます。
Q. 民泊（住宅宿泊事業）の名簿は、旅館業と同じ様式で使えますか?
記載事項が違うので、そのままでは使えません。住宅宿泊事業では氏名・住所・職業・宿泊日が基本で、国内に住所を持たない外国人については国籍・旅券番号が加わります。旅館業側では「職業」が「連絡先」に変わっているため、様式を共用すると片方で欄が足りなくなります。両方を営んでいる場合は、営業の種別ごとに名簿を分けてください。
Q. 名簿を電子化すると、予約管理や本人確認まで一度に変えることになりますか?
同時に変える必要はありません。名簿は「法令が求める記録」、予約台帳は「宿が商売のために作る記録」で、目的が違います。まず名簿だけを整え、台帳やチェックインの仕組みは別の判断として進めてください。台帳側から手を付けたい場合は小さな宿の予約管理を無料で作る｜Googleカレンダー7ステップと台帳テンプレ【2026年9月】を、予約システムごと見直す段階なら宿泊施設の自社予約システム比較｜直販の手数料と損益分岐点の出し方【2026年9月】が判断材料になります。
まとめ:今日から始める3つのアクション
- 今日やること: 直近1か月分の名簿を机に並べ、連絡先の空欄・外国人の国籍と旅券番号・同行者の氏名の3点を数える
- 今週中にやること: ステップ2のプロンプトで質問リストを作り、所管の保健所に電話して項目と電子保存の扱いを確認し、回答を日付つきでメモする
- 今月中にやること: 確認結果をもとに項目表を確定し、入力の入口を1つに決めて、3年分の保存場所と削除の時期を紙1枚に書く
7つを一度に終える必要はありません。項目表を1枚確定させるだけでも、「この欄は書いてもらうんだっけ」という毎日の迷いは今日からなくなります。
次回予告: 名簿の様式が固まったら、次は当日の人数確認です。一棟貸しの人数過少申告対策｜宿泊者名簿・追加料金・当日確認【実務編】で、記入と人数確認を1つの動作にまとめる方法を解説しています。
参考・出典
- 厚生労働省「旅館業法」第六条（宿泊者名簿の備付け・記載事項・提出義務、宿泊者の告知義務）：厚生労働省 法令等データベース（参照日: 2026-09-16）
- 厚生労働省「旅館業法施行規則」第四条の二（正確な記載を確保するための措置、作成の日から三年間の保存、記載事項）：厚生労働省 法令等データベース（参照日: 2026-09-16）
- 東京都台東区「旅館業法等の一部改正について(R5.12.13施行)」（宿泊者名簿の記載事項から「職業」が削除され「連絡先」が追加。区の案内では12項目を掲示）：台東区の改正案内ページ（参照日: 2026-09-16）
- 熊本県「【旅館業】旅館業の施設における宿泊者名簿の記載方法のデジタル化について」（令和5年3月31日付け厚生労働省事務連絡の周知。宿泊者の自筆での記載は必須とされない）：熊本県の周知ページ（参照日: 2026-09-16）
- 北海道「旅館業の施設における宿泊者名簿の記載方法のデジタル化について(周知)」（予約時に得た情報を営業者が記載する方法。チェックイン時の確認が不要になるものではない）：北海道の周知ページ（参照日: 2026-09-16）
- 北海道「宿泊者名簿について」（記載事項、作成の日から3年間の保存、旅券の写しの保存による記載の代替、Word形式の参考書式）：北海道 宿泊者名簿のページ（参照日: 2026-09-16）
- 和歌山県「宿泊者名簿への正確な記載の徹底について（旅館業・住宅宿泊事業）」（旅館業と住宅宿泊事業の記載事項の違い、旅券の写しの保存、呈示拒否時の対応）：和歌山県のページ（参照日: 2026-09-16）
- 大阪市「宿泊者名簿への記載事項について」（記載事項、旅券の写しの保存による記載の代替、3年間の保管）：大阪市のページ（参照日: 2026-09-16）
- 大阪府「宿泊者名簿の記載徹底について」（記載は宿泊者の自筆が必須とされるものではない、3年間の保存）：大阪府のページ（参照日: 2026-09-16）
- 観光庁 民泊制度ポータルサイト「電子宿泊者名簿・定期報告方法」（住宅宿泊事業者向けソフトウェアの配布、宿泊者名簿と定期報告データの作成、利用上の条件）：民泊制度ポータルサイト（参照日: 2026-09-16）
- 厚生労働省「令和6(2024)年度衛生行政報告例の概況」2025年10月21日公表（旅館業98,338施設、旅館・ホテル営業52,946施設、簡易宿所営業44,901施設）：厚生労働省 統計情報／統計表: e-Stat 第4章 生活衛生 第8表（参照日: 2026-09-16）
- 観光庁「宿泊旅行統計調査」2026年7月6日公表（2025年年間値・確定値。延べ宿泊者数6億6,111万人泊、外国人1億7,992万人泊・前年比+9.4%、客室稼働率 旅館38.2%・簡易宿所29.6%）：観光庁 報道発表（参照日: 2026-09-16）
- 観光庁「『宿泊業におけるIT活用を通じた生産性向上・経営高度化の実態把握に係る調査事業』の成果を公表します」2026年4月6日（宿泊施設のためのIT活用ハンドブック・事例集）：観光庁 トピックス（参照日: 2026-09-16）
- 個人情報保護委員会「クラウドサービスの利用が、法第27条の『提供』に該当しない場合…」（利用する事業者自身が適切な安全管理措置を講じる必要がある）：個人情報保護委員会 よくある質問 Q7-54（参照日: 2026-09-16）
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※本記事は公開されている法令・自治体の案内をもとに整理したものです。記載事項や電子保存・提示の具体的な取扱いは自治体によって運用が異なる場合があるため、最終的には所管の保健所・自治体にご確認ください。実績は代表およびメンバー個人としての活動を含みます。
